【GVA法律事務所様】会議室のリアルタイム空き状況を可視化！会議室予約システムと使用状況の差問題はバカンのIoT空室状況配信サービスで解決。

GVA法律事務所様では現在、リアルタイムで会議室の空き情報を確認できるサービス「VACAN」を導入いただいております。

法律事務所の会議室では、会話の内容の秘密保持はもちろん、誰がGVA法律事務所で打ち合わせをしているのかさえもわからないよう設計されています。それゆえ、執務室とは離れた場所に会議室があります。しかも、各会議室のドアに中の様子が見える小窓がなく、防音もしているのでドアが閉まっていると、いくら耳をそばだてても中の利用状況が伺えません。

弁護士数の増加に伴い打ち合わせや突発的なミーティングが増えたため、「今、会議室が使用中か空きか」をリアルタイムに把握できるVACANを便利にお使いいただいています。その結果、たとえ会議が延びて予約状況と使用状況が異なっていても、会議室が空いていると勘違いして会議中に入室してしまうというトラブルがほとんどなくなりました。法律事務所としての信頼性向上にVACANが一役買っています。また、執務室から離れた会議室に空き状況を確認に行く必要がなくなり、従業員の業務効率化にもお役立ていただいています。

サービス導入を中心になって進めていただいた小名木俊太郎弁護士にお話を伺いました。

■導入のねらい

・会議室と稼働時間の増加により増大した会議室管理工数の削減
・会議室の有効活用
・執務室と会議室の行き来を減らし、従業員の業務効率化を促進
・会議室の誤入室なくし、法律事務所としての信用向上

■課題

・Googleカレンダーによる予約管理と使用実態の差による誤入室を法律事務所としての信頼性向上のため回避したい。
・弁護士数の増加、突発的なミーティングのため、予約管理が機能しない場合もあった。
・会議室に行って見るまで会議室の空き情報がわからないという非効率を解消したかった。

■導入の決め手

・リアルタイムの空き状況を離れた場所からも把握できる
・大掛かりな機械設置が不要
・URLをクリックするだけという誰でも使いやすい便利なシステム

■効果

・所員の日常で使うツールとして浸透していき、会議室の有効活用が可能になった。
・執務室と会議室の行き来が最小限で済むようになり、無駄足になってしまうことがなくなった。
・会議の延長等で予約と使用実態が異なっていても、人がいないと思って誤って入室してしまうことがなくなった。

会議室が今、本当に使えるのかがわかる

−導入のきっかけはなんだったのでしょうか？

今使える会議室がどこなのか把握できる管理が必要でした。

法律事務所では、顧客の情報は絶対に外に漏れてはいけません。安心して話せる空間にするために、会議室は防音設計にしています。また、誰が事務所のクライアントなのかも秘密にしなくてはなりません。ですから、各会議室のドアには小窓もありません。つまり、ドアが閉まった状態では外からは利用状況が全くわからないように会議室が設計されているんです。

会議室が使用中か確認するために、誰かが会議室の扉を少しだけ開けて覗くというのは、クライアントにとって気持ちのいいものではありません。机上に重要な資料が置いてあるかもしれませんし、極端な話をすれば、クライアント同士が闘争相手というケースも想定できますからね。

弁護士数が増加したため、オフィス移転をしました。それを機に、VACANを導入しました。導入後、間違えて部屋に入ってしまったり鉢合わせしてしまったりということは起きず、会議室の稼働率が高くてもスムーズに管理できるようになりました。


−VACAN導入の決め手はなんだったのでしょうか？

リアルタイムで会議室が空いているかがわかるところです。

Googleカレンダーで会議室の予約管理をしていますが、打ち合わせが伸びたり、突発的に会議室を使用したりなど、予約と使用状況が異なるという場合もあります。そんな時に、リアルタイムの空きを把握できればという要望がありました。

VACANは大掛かりな機械の設置が不要だったので始めやすかったのも良かったですね。

空きの確認はURLをクリックするだけで各所員のPCから確認できるという使い勝手の良さも魅力でした。


−VACAN導入前に懸念点はありましたか？

所員の日常で使うツールとして浸透するか不安はありました。しかし、使い方に関しては、フォローがあると聞いていたので懸念点はありませんでした。

会議室の急な変更や、突発的なミーティングにも迅速に対応が可能に

−VACAN導入後どのような変化がありましたか？

会議室の管理をGoogleカレンダーの予約システムとVACANのリアルタイムの空き状況とで管理をするようになりました。会議室利用の変更や急な打ち合わせにも迅速に対応でき、来客前の会議室準備もスムーズになりました。

以前のVACAN導入前のオフィスには会議室が2室しかありませんでしたし、弁護士数も7、8名でだったので、使用状況がある程度把握できてしました。ところが、移転後の事務所では弁護士数が約24名で会議室5室を使っています。会議や面接、勉強会などいろいろな用途で私自身も週に16時間くらいは会議室を使っています。

会議室の変更や急な打ち合わせが入る場合もあります。それでも、VACANを利用すればリアルタイムの空き状況がわかるので、間違えて入室してしまったり、鉢合わせてしまったりといった混乱がほとんどなくなりました。また、急な打ち合わせや来客があった場合でもすぐに対応できるようになりました。

会議室を準備するリーガルアシスタントの業務効率も上がりました。私たちのオフィスでは執務室と会議室を離れたレイアウトにしています。会議室に入るクライアントとなるべく顔を合わせる人を少なくするためです。

クライアント来所前には、リーガルアシスタントが会議室を整えるオペレーションになっています。VACANを利用すれば、会議室が空いていることを確認してから会議室の準備に行けます。会議室に行ってみたら使用中で無駄足だったという非効率がなくなり、必要最小限の行き来で済むようになりました。

会議室の利用率のデータも取れるようになりました。今後、スタッフが増えて会議室を増やすという課題が出てきたときには適正な会議室数を増やすためにデータ利用もできるかもしれません。


−VACAN導入後、サービスの周知・利用促進で工夫したことはありますか？

リーガルアシスタントのブラウザ（Chrome）で、空き情報がわかる指定のURLを固定しておくことを推奨しました。ブラウザを立ち上げれば出てくるので、見たいときにすぐ見ることができます。それもあって、事務局やリーガルアシスタントの間で浸透してきたと思います。そもそも、VACANはシンプルでわかりやすい仕様ですよね。

来客数が多く、会議室のカラ予約など管理に困っている企業にオススメです

−VACANはどのような企業にオススメできますか？

管理する会議室が多い企業に向いていると感じます。

特に来客数・会議室数が多い機関や、執務室と会議室が別フロアの企業などでは活躍すると思います。実際には使われていないのに予約は入っているという「空予約（空予約）」の問題などにもバカンのサービスは対応できますしね。